O que é comunicação organizacional e qual a importância para sua empresa?

Neste post abordaremos como a comunicação organizacional é importante para engajar os colaboradores de uma empresa. Ajudaremos você a conduzir melhor o fluxo de informações entre os trabalhadores de maneira mais dinâmica e fundamentada no diálogo.

A comunicação interna é um quesito indispensável em uma organização, pois a maneira como os funcionários se relacionam entre si e com os clientes, afeta diretamente a imagem da empresa.

Então, se você ainda não fez um planejamento de comunicação para a sua empresa, este é o momento de aprender os conceitos e alicerces básicos para uma boa estratégia de comunicação.

O que é a comunicação organizacional?

A comunicação organizacional está centrada no processo comunicacional interno da organização e com os seus vários públicos. Não é só o cliente que é considerado um público, mas também os funcionários, os fornecedores e os prestadores de serviço.

Esse sistema informacional deve ser integrado por meio de estratégias e canais específicos para cada público. Por isso, costumamos dizer que a comunicação organizacional é sempre a incorporação de outros tipos de comunicação, como a institucional, a interna e a mercadológica.

Portanto, ela tem o objetivo de conduzir e aproximar todos os envolvidos sobre a missão e valores da empresa. O primeiro passo para um processo informacional eficiente é verificar se estes conceitos de missão e valores são claros e coerentes com a imagem que desejamos que as pessoas tenham da nossa organização.

Independentemente do tamanho da empresa, se pequena, de médio ou grande porte, a comunicação deve ser uma ferramenta para engajar os colaboradores, passar valores institucionais, de apoio, valorização e bem-estar profissionais.

Devemos ficar atentos porque as características de liderança evoluem e se moldam ao contexto histórico-social. Portanto, atualmente uma comunicação organizacional é feita pelo diálogo, na atenção em ouvir e compreender as dificuldades de funcionários, fornecedores e clientes.

Integrar os três tipos de comunicação (interna, constitucional e mercadológica) é fundamental para atingir o objetivo global.

Pense que para resolver os problemas você precisa saber por que eles acontecem. Quem obtém esse tipo de informação são as pessoas envolvidas nos processos de trabalho. Entramos aqui no valor do feedback e na capacidade que ele tem de melhorar a performance dos trabalhadores.

A mudança econômica que acompanhamos trouxe mais força para o setor de serviços, suplantando a atividade industrial, além de novas modalidades de emprego que estão surgindo. Por isso, há a necessidade de meios de comunicação mais sofisticados para compartilhar as informações.

Atualmente, os líderes se envolvem inteiramente com a geração de valores institucionais, a comunicação lateral e de baixo para cima atingiu importância igual a da comunicação de cima para baixo.

A globalização trouxe forças de trabalho mais diversificadas. Estamos derrubando cada vez mais as fronteiras culturais e geográficas e essa característica exige interações fluidas e complexas.

As redes digitais tornaram a conectividade mais instantânea e ela também se tornou uma norma empresarial. As plataformas de mídias sociais estão mais fortes. Canais de comunicação mais antigos e menos interativos deixaram de ser sustentáveis.

Os canais de comunicação que usamos precisam acompanhar essas mudanças descritas. Muitas vezes, desenvolver um aplicativo para os funcionários ou uma rede social para ser usada internamente na empresa, pode facilitar muito o compartilhamento de informações.

A estratégia, o canal, a linguagem e o conteúdo comunicacional devem levar em conta o tipo de público que receberá as mensagens. E esses canais precisam também estar habilitados para que esse mesmo público se sinta à vontade em fazer alguma reclamação ou a dar sugestões.

Por isso, anteriormente falamos da importância de outros tipos de comunicação, pois cada um trabalha com públicos diferentes. Vamos explicar cada um deles.

Comunicação institucional

O objetivo da comunicação institucional é legitimar a organização perante públicos estratégicos. Toda empresa tem o seu público-alvo. Conhecer o seu público é primordial para que esse tipo de comunicação seja eficiente.

Ela deve cuidar da gestão da identidade, imagem e reputação da empresa. A identidade define quem é a empresa, quais são seus atributos e principalmente o que ela tem de diferente das outras empresas do mesmo ramo.

A imagem é como o público percebe a empresa, o que acha dela. A reputação se alia à imagem e identidade, pois essas duas podem construir uma boa reputação da sua empresa no mercado.

Propaganda institucional da DM9, ao tornar público o acordo entre a agência e a Ambev. Fonte: Folha de S. Paulo.

Portanto, a comunicação Institucional atua com o seu público externo, não só os clientes, mas na preservação de uma boa imagem da empresa. Hoje, é muito cobrado deste setor abordagens que saibam lidar com conflitos.

Que tenham previamente um planejamento caso ocorram imprevistos e que eles sejam resolvidos de uma maneira que as partes envolvidas tenham seus direitos garantidos e respeitados.

As respostas para os conflitos precisam ser rápidas, mas muito bem gerenciadas e que passem para o público que a empresa está procurando a melhor resolução possível para o problema. As redes sociais têm um forte poder de disseminação, em minutos a reputação de uma empresa pode ser atingida.

Assim, é necessário trabalhar com vários canais, dependendo do público até os tradicionais. Atue em redes sociais, como Facebook, LinkedIn e Twitter são as mais comuns. Planeje também como revistas e jornais podem ser inovadores para influenciar o seu público.

A assessoria de imprensa, as relações públicas e o marketing cultural e social atuam bastante na comunicação institucional, e por eles os valores de uma marca são compartilhados para clientes, fornecedores e investidores.

Ou seja, fique atento aos canais que esses públicos usam e não se esqueça de fornecer também um canal para que eles possam ser escutados. Ele não serve só para reclamações e sugestões, mas também para receber elogios.

Como você pode saber se suas estratégias estão dando certo se o seu público não tem espaço para dizer isso?

Comunicação interna/administrativa

A comunicação interna tem o objetivo de promover o engajamento entre os colaboradores da imprensa, estimular a produtividade e fomentar o consenso. Também é responsável pelo fluxo de informações internamente através de redes.

Devemos lembrar que em qualquer âmbito social existem dois tipos de redes: a formal, em que a informação provém de fonte credenciada; e a informal, onde a fonte não é credenciada.

Na maioria das vezes, a fonte informal dentro de uma organização é uma barreira e causa ruídos nas informações. Esses ruídos são caracterizados por boatos e fofocas. Se essa rede informal é mais válida e se os colaboradores se informam por ela significa que a comunicação interna está falhando nos seus objetivos.

É necessário promover a compatibilidade entre os interesses da imprensa e dos funcionários para que os objetivos sejam alcançados. Isso é adquirido através da busca de motivação dos funcionários e da abertura de participação deles em processos decisórios.

Não se esqueça que por mais que um profissional trabalhe sozinho, tem sempre alguém dependendo do trabalho dele e no final todo esse processo resultará em um produto ou serviço para o cliente.

Portanto, é muito importante que o diálogo e a troca de informações sejam estimulados. Você precisa entender e saber quais são os motivos da falta de motivação dos colaboradores. A maioria das estratégias de comunicação interna começa com uma pesquisa entre os funcionários.

Com o objetivo de saber o que agrada e desagrada na organização, qual a imagem que eles têm do lugar aonde trabalham. Assim, com esse conjunto de informações levantar as possíveis soluções.

Para isso, é necessário que canais sejam estabelecidos de forma permanente, com periodicidade e formatos definidos. Esse canal vai depender do seu público como mencionamos na comunicação institucional.

Essas redes de informação serão as responsáveis por apresentar e posicionar a organização, passando sua missão, conceitos, políticas e objetivos. Deve também ser a fonte principal de qualquer informação para os funcionários.

Revista Nosso Grupo de circulação interna da empresa Votorantim.

Comunicação mercadológica

A comunicação mercadológica está relacionada diretamente ao departamento de marketing. É responsável por fomentar a compra e venda de produtos e serviços por meio da propaganda, publicidade, promoção de vendas, merchandising e das relações públicas.

Nessa parte do marketing não podemos esquecer que vender um produto é também vender a imagem da organização de uma marca. Assim, a estratégia de comunicação mercadológica precisa considerar os valores e missão da imprensa.

Como dito anteriormente, esses valores devem acompanhar o contexto histórico-social. A equipe de marketing deve estar atenta às atualidades e aos assuntos de destaque na mídia. Entender os novos valores que estão se constituindo na sociedade.

A propaganda e a publicidade precisam acompanhar e evoluir com essas novas demandas. Nesse aspecto, o marketing social tem sido bastante utilizado. As imprensas desenvolvem ações sociais como estratégia de comunicação mercadológica e institucional para aproximar clientes e fornecedores.

Atualmente temos consumidores mais engajados que estão atentos não só a qualidade dos produtos, mas também à responsabilidade da organização fora do mercado. Esse tipo de estratégia ajuda na prospecção e fidelização de clientes.

Um case para exemplo pode ser o Movimento Natura, veja aqui.

Utilizada também no campo mercadológico, as relações públicas ajudam na previsão de possíveis crises e a administrá-la junto aos meios de comunicação. Além de auxiliar o marketing na divulgação de novos produtos.

Promoção de venda no Dia da Floresta da empresa Natura. Essa publicidade mistura comunicação mercadológica e institucional.

Endomarketing

O endomarketing pode fazer parte da comunicação organizacional como uma ferramenta. Ele não deve ser confundido com comunicação interna.

Ele é uma ferramenta que pode ser usada nos três tipos de comunicação citados anteriormente, pois usa técnicas do marketing tradicional para engajar os colaboradores. Nessa perspectiva, o seu funcionário também é o seu primeiro cliente.

Isso não significa que você deve vender o produto para seus funcionários, mas usar os conceitos de marketing para que ele se sinta satisfeito, valorizando-o.

Assim, o preceito do endomarketing é tornar claro aos funcionários os objetivos da organização, de forma que fique transparente a eles o objetivo global da empresa.

O endomarketing torna a comunicação organizacional mais eficiente.

Essa estratégia busca usar recursos como conhecimento do seu público (colaboradores), conhecer a cultura organizacional da empresa, reconhecer as necessidades desse público e criar um plano comunicacional estratégico para uma campanha de circulação interna.

Ao definir os principais canais para essa divulgação você deve utilizar ferramentas e conceitos do marketing não para vender um produto, compartilhar uma ideia e engajar os colaboradores visando a uma meta.

Quais são os benefícios?

Já percebemos que o primordial da comunicação organizacional é manter o engajamento entre os colaboradores, melhorar o relacionamento interpessoal, promover a liderança e a proatividade.

Um ambiente profissional harmonioso e funcionários satisfeitos garantem que os mesmos sejam mais compreensivos e atentos com as necessidades dos clientes. E esse equilíbrio deve extrapolar os muros da empresa, precisa torna-se um dos valores da organização. Tanto colaboradores quanto consumidores precisam ter uma nova perspectiva.

Os colaboradores passam mais da metade do dia em sua empresa, eles necessitam enxergar um motivo, saber qual é o resultado do processo de trabalho deles. E a sua responsabilidade é informá-los constantemente sobre como eles têm valor.

Por que a comunicação organizacional integrada é fundamental?

A comunicação organizacional integrada é a soma de todas as comunicações vistas neste post. Ao longo do texto pudemos notar que elas se complementam e cada uma delas depende do bom funcionamento das outras.

Os ambientes empresarias estão muito dinâmicos e exigem uma comunicação integralizada, bem diferente da fragmentada que só considera os seus próprios objetivos. Agora, esses objetivos são comuns por isso necessitam de um trabalho de integração e de equipe.

A intenção é que os vários setores trabalhem de forma conjunta, sem a sobreposição de tarefas, em que cada campo comunicacional contribui com as suas especificidades.

Para que essa integralização funcione, é necessária a aplicação de análises e técnicas de comunicação, pois segundo Adriana Machado Casali, autora de “Comunicação organizacional integrada: em busca de um conceito” e pesquisadora de comunicação organizacional integrada, “estas pretendem criar e administrar intervenções integradas, multifacetadas, combinando informação, instrução, colaboração, design de processos operacionais, feedback e sistemas de incentivos para melhorar a performance humana no local de trabalho.”.

Se você quiser se aprofundar mais no assunto, sugerimos a leitura do artigo “Comunicação organizacional integrada: em busca de um conceito”, disponível aqui.

Você tem mais alguma dúvida sobre este assunto ou sugestão? Deixe o seu comentário e continue nos acompanhando.

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