O que são ferramentas de comunicação e por que são indispensáveis para uma empresa?

Você consegue imaginar uma empresa próspera que consiga funcionar sem uma boa comunicação interna?

Com certeza não. Se nem as relações humanas mais simples e básicas conseguem se manter sem um nível de comunicação minimamente funcional, é claro que grandes negócios não podem acreditar que vão prosperar sem uma boa comunicação.

As ferramentas de comunicação servem para garantir que a tudo na empresa acontecerá de forma organizada e bem planejada, diminuindo as chances de as coisas darem errado por causa de um mau esclarecimento ou coisas do gênero. Sem elas, é difícil manter um controle sobre o que acontece e, com isso, perde-se tempo e dinheiro.

De nada adianta ter um universo de informações se as interações estão cada vez mais rasas e deficientes. Uma boa empresa deve, obrigatoriamente, dar importância para a qualidade de sua comunicação interna, permitindo, desse modo, uma estrutura forte e resistente. Só assim poderá sobreviver no competitivo mundo dos negócios.

Vale lembrar que, sem a comunicação interna, as informações e conhecimentos não circularão dentro da empresa.

Em outras palavras, tudo fica estagnado se não houver uma interação sólida e uma boa rede de contatos, seja vertical ou horizontalmente. Todos os empregados são parceiros e, quanto mais interligados e engajados estiverem, melhores serão os resultados finais.

Afinal, o sucesso de um empreendimento sempre foi e sempre será focado, antes de qualquer coisa, nas pessoas e nas relações pessoais.

A organização de pessoal deve ser uma das maiores prioridades dentro da empresa, e é por isso que essas dicas são perfeitas para quem deseja impulsionar sua comunicação interna:

O que são ferramentas de comunicação?

Elas são ferramentas usadas para que os funcionários da empresa troquem informações entre si de modo rápido e organizado, otimizando o desempenho geral dentro da empresa.

E-mail

Mesmo hoje em dia, o e-mail ainda é a ferramenta mais usada e mais prática para as empresas. É possível que cada funcionário tenha seu próprio e-mail, ou cada setor da empresa, cada equipe, etc.

Com o e-mail, é possível uma comunicação clara e estável com praticamente qualquer funcionário em qualquer lugar da empresa. É de uso rápido e prático, pode ser acessado em qualquer lugar com conexão à Internet, mesmo que seja a partir de tablets ou celulares.

O e-mail recebe e comporta arquivos (embora sempre seja boa ideia manter uma cópia de arquivos importantes em outro lugar que não seja o e-mail, pois a mensagem pode se perder ou ser apagada por engano) e, embora demande algum tempo para ser organizado de tempos em tempos, ainda é uma das melhores opções.

TV corporativa

É uma ferramenta inovadora e recente, o que em um primeiro momento pode causar estranhamento e até mesmo desconforto em relação à possibilidade de ser adotada, mas talvez seja uma opção perfeita para sua empresa, e sua maior preocupação será colocá-la em um lugar estratégico e visível para seus funcionários. Possui baixa complexidade tecnológica.

Esse recurso supera alguns empecilhos comuns no que se diz respeito à comunicação interna, como o engajamento, a agilidade, etc.

A TV corporativa não espera que o funcionário consulte sua caixa de entrada ou veja os avisos diários para que saiba o que está acontecendo: ela leva a informação até ele, o que torna tudo muito mais rápido e prático.

O único problema dessa ferramenta de comunicação é que sua instalação pode ser um pouco mais cara do que os outros meios: você precisa de uma boa infraestrutura (boa rede elétrica, suportes para as TVs, aparelhos de TV) e, é claro, é preciso de um lugar para gravar ou produzir os conteúdos a serem transmitidos.

A TV Corporativa funciona mais ou menos como aquelas telas que ficam nos vagões do metrô: servem para passar mensagens rápidas, avisos importantes, novidades, esclarecimentos e o que mais você quiser que seja divulgado. Bastar deixar a televisão onde seus funcionários a vejam com facilidade.

Reuniões

Sua primeira vantagem, logicamente, é ter custo zero: basta reunir seus funcionários e conversar.

É claro que em grande parte das vezes a comunicação via Internet é mais rápida e até mais prática, dependendo do assunto, mas em alguns casos apenas a boa e velha reunião corporativa vai resolver tudo.

Assuntos e comunicados mais longos ou delicados geralmente são recebidos e entendidos melhor por meio de uma comunicação direta, então nunca é ruim voltar a usar a sala de reuniões.

Além disso, esse método permite que todos troquem ideias em tempo real e que a opinião de todos seja ouvida. Isso com certeza é sinônimo de comunicação e de boa uma interação.

Murais

Essa ferramenta de comunicação tem um custo muito baixo e, quando se pretende fixar lembretes, metas e coisas rápidas e pontuais, é uma ótima opção. É de uso e manutenção extremamente simples e intuitivo, o que o torna acessível para todos. Também há a possibilidade de usar murais digitais, que são ainda mais rápidos e fáceis de mexer.

O mural precisa estar em um lugar onde todos possam ver e, de preferência, onde todos se lembrem de olhar constantemente.

Sua efetividade depende da quantidade de funcionários que serão atingidos, o que significa que o mural precisa ser esteticamente chamativo. As informações e comunicados devem ser atualizados com frequência.

Videoconferência

É como uma reunião, mas feita a distância, via Internet. É ideal para uma comunicação cara a cara entre colaboradores que estão fisicamente distantes, e é uma opção muito usada para funcionários que precisam conversar entre si, mas estão, por exemplo, viajando a trabalho, ou em casos onde é preciso que funcionários de diferentes filiais se comuniquem em tempo real.

É preciso uma boa plataforma online para que essa ferramenta de comunicação seja eficiente e, principalmente, é preciso que todos os funcionários presentes na videoconferência tenham um acesso estável à Internet.

Eis uma ferramenta muito útil para empresas um pouco maiores e mais desenvolvidas, que precisam de uma interação em tempo real entre pessoas em diferentes cidades ou, às vezes, em diferentes países. A videoconferência permite uma comunicação estável e clara entre colabores fisicamente distantes.

Caixa de sugestões

Pode parecer brincadeira, mas esse método trás ótimos resultados e demanda um investimento baixíssimo. É uma ótima opção para ouvir o que seus funcionários têm a dizer, e serve principalmente para uma comunicação vertical, de baixo para cima.

Alguns colaboradores podem ter receio ou vergonha de compartilhar suas ideias com seus gestores ou superiores, mesmo que sejam ideias muito boas e produtivas, e uma caixa de sugestões pode ser uma ideia maravilhosa para ouvir coisas inovadoras que talvez nunca chegassem aonde deveriam sem a ajuda dessa ferramenta.

As sugestões podem ser feitas em anonimato, então todos podem falar suas as melhores ideias e propostas sem nenhum medo. Vale a pena investir.

Jornal da empresa

É claro que um jornal interno não é uma comunicação instantânea e de via dupla, mas é uma boa alternativa para deixar os funcionários informados de tempos em tempos (quinzenalmente, mensalmente, etc.) sobre as novidades mais relevantes na empresa, grandes mudanças ou planejamentos e enfim.

O jornal pode ser impresso ou digital, o que for mais interessante para a empresa, e uma vez que a estrutura esteja pronta, é fácil de modificar o modelo-base e colocar as informações da próxima edição do jornal.

Rede Social Corporativa (RSC)

Ainda é uma técnica em ascensão no Brasil, mas tem se mostrado bastante usual nos ambientes onde é aplicada, especialmente por sua semelhança com o mundo tão conhecido e familiarizado das redes sociais convencionais, o que torna o trabalho mais fluído e agradável.

É uma ferramenta de baixo custo que permite armazenamento em nuvem, comunicação rápida, segurança, escalabilidade, etc. O usuário é mais ativo e tem mais proximidade com a empresa e com os outros colaboradores.

As Redes Sociais Corporativas são como redes sociais comuns, no estilo Facebook ou Google+, mas totalmente focadas para o funcionamento da empresa: sem distrações com vídeos engraçados ou fotos de gatinhos fofos. O ambiente é agradável e consegue, inclusive, ser atrativo, e é uma boa forma de promover a interação entre os funcionários na empresa.

Intranet

É uma ferramenta de comunicação relativamente antiga e nem é mais considerada tecnologia de ponta, mas não menos usual por conta disso: é uma rede corporativa interna, onde todos os funcionários têm fácil acesso, interligando-se individualmente, ou em departamentos e setores, etc.

Serve para publicar, via Internet, informativos, fazer divulgações, aumentar e controlar a produtividade, entre outras coisas, tudo isso com acesso restrito apenas para os membros da empresa. O sistema centraliza tudo em único lugar, o que gera praticidade.

Apesar de sua complexidade técnica, ainda vale a pena apostar na Intranet.

Grupos em Whatsapp ou semelhantes

Hangout, Telegram, Whatsapp… hoje em dia, dificilmente alguém com celular não usa pelo menos um desses aplicativos. É bem comum que as empresas deem para seus colaboradores celulares corporativos, apenas para que estejam nos grupos da empresa nesses aplicativos.

É uma opção muito prática e rápida, que torna como ferramenta de comunicação os aplicativos que estão presentes na vida que quase todo mundo hoje em dia. Com certeza, é uma opção a se considerar.

Sirius App

“O Messenger que conecta o mundo dos negócios” que vai deixar sua vida profissional mais fácil e melhor. Perfeito tanto para uma gestão segura e organizada quanto para a disseminação de diversos conteúdos e conhecimento da sua empresa!

O aplicativo promete guardar informações e arquivos, garantindo acesso remoto a qualquer momento, o que o torna mais seguro do que simplesmente manter os documentos importantes em seu e-mail.

Tudo, desde as conversas até as informações compartilhadas, ficam salvas em nuvem, com muita segurança e dinamismo, e podem ser acessados sempre que for necessário. Enriqueça o fluxo de trabalho!

Além disso, o Sirius App permite a criação de uma extensa rede de comunicação entre todos os colaboradores e setores, e também uma visualização rápida e dinâmica dos resultados.

É possível conversar em chats privados ou em diversos grupos corporativos e até mesmo com clientes, o que dispensaria a necessidade de envolver seu Whatsapp pessoal com os assuntos do trabalho, e te permite gerenciar uma quantidade maior de conversas com muito mais praticidade.

Para sua segurança, as mensagens são criptografadas de ponta a ponta. A interface é agradável e intuitiva, ajuda na regulação e organização do que você mais precisar e, melhor ainda, você pode fazer um teste gratuito por trinta dias para testar a qualidade do Sirius App!

O Sirius App é ideal para gerenciamento global de todas as comunicações e interações da empresa, além de proteger e organizar todos os arquivos e informações. Tudo é salvo em nuvem, para que não se perca e possa ser recuperado mais tarde. Dinamismo, segurança e praticidade em um só aplicativo!

Essas dicas com certeza te ajudarão a melhorar a qualidade da comunicação interna de sua empresa. Você conhece outras dicas ou métodos que poderiam estar nesse artigo? Compartilhe nos comentários, e não se esqueça de que você pode achar mais matérias assim pelo site.

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