Gestão de arquivos: o que é e qual sua importância para o seu negócio?

A organização é imprescindível para fazer planos e conseguir concretizá-las em tempo hábil. Um dos aspectos dessa prática é a gestão de arquivos, algo que ainda é desprezado por muitas empresas.

Ao fazer essa tarefa de forma eficiente, todo o processo burocrático se torna bem mais ágil e dinâmico. As consequências disso só podem ser positivas: os recursos financeiros e humanos são administrados de maneira eficaz.

A importância dessa gestão é tão reconhecida que até mesmo concursos públicos cobram tais conhecimentos em suas provas.

Conheça mais sobre a gestão de arquivos a partir de agora e saiba como aplicar esses conceitos em seu negócio.

O que é a gestão de arquivos?

Significa organizar e armazenar documentos de quaisquer épocas, facilitando sua consulta posterior. Em outros tempos, era realizada exclusivamente na forma analógica, em papéis. Atualmente, é possível não só digitalizar a papelada, como também gerenciar os arquivos originalmente digitais.

Quando feita online, a solução permite que os colaboradores com acesso consigam fazer as consultas de maneira prática e sem perda de tempo.

Basicamente, o sistema começa quando o documento é recebido, em papel ou digitalizado. Caso esteja na primeira forma, é necessário escaneá-lo, tendo então sua forma eletrônica.

Em seguida, eles são classificados, de acordo com o tipo. Essa triagem pode seguir um modelo padrão ou um critério preestabelecido pelos gestores. O mais importante é que essa sequência facilite o trabalho de todos no dia a dia corporativo.

Normalmente, as seguintes etapas compreendem a gestão de arquivos:

  • Publicação;
  • Aprovação;
  • Distribuição;
  • Reencaminhamento;
  • Desatualização e arquivamento.

Em primeiro lugar, essas tarefas têm como objetivo facilitar o manuseio de todos os documentos, ganhando tempo em uma eventual consulta. Isso pode ser realizado independentemente da fase do papel.

A fase corrente corresponde ao período de atividade do arquivo, quando ele ainda faz parte das atividades da empresa com bastante frequência. Se enquadram como exemplos um procedimento ou fluxo.

Já na intermediária, o papel não tem mais o mesmo uso de antes, mas ainda pode estar ativo e ser importante no dia a dia do empreendimento. O contrato social pode ser um exemplo: ele não é usado todos os dias, mas em algumas ocasiões é um elemento fundamental.

Além disso, a gestão de arquivos torna possível uma economia e maior eficiência no que se refere às tarefas primordiais da empresa, como produção, controle, administração e manutenção. Tudo é realizado em menor tempo, de maneira sustentável e sem maiores problemas.

A procura de informações pode ser feita em menos de um minuto: quando a gestão de arquivos é feita online, apenas uma ferramenta de busca é suficiente para tal atividade.

E não é só isso. Manter os arquivos organizados é preservar a memória da empresa. Papéis importantes são guardados em condições seguras. Sem contar a otimização do uso dos dados referentes ao negócio, algo sempre importante.

Qual a importância para as empresas?

A gestão de arquivos é importante para qualquer tipo de empresa, independentemente de seu porte ou segmento

A gestão empresarial apresenta sempre uma série de desafios. Um erro pode acarretar problemas para a organização e, quando esses equívocos se tornam rotina, podem originar um caminho sem volta: a perda do controle do negócio.

Contratos, notas fiscais, comprovantes, recibos, estatísticas, dados, registros e muitos outros. Todos esses papéis vão se acumulando com o passar do tempo e, depois de alguns anos, é possível notar os efeitos: pastas, caixas e um considerável espaço para guardar todo esse volume.

Quando não há tempo hábil para organizar tudo, as pilhas de documentos são criadas sem critério algum. Tudo fica misturado e bem difícil de ser localizado, podendo até mesmo ser dado como desaparecido.

Um estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) concluiu que, em algumas empresas, podem-se gastar até duas horas apenas para procurar um papel.

Já em alguns empreendimentos de grande porte, um documento chega a ser perdido a cada 12 segundos, gerando um prejuízo que pode chegar a 120 dólares apenas para recuperá-lo.

A possibilidade de extravio é algo que também preocupa os gestores. Quando isso acontece, pode causar sérios contratempos, muito mais do que financeiros.

Os eventos desagradáveis não escolhem segmento de atuação e porte de empresa: podem estar presentes em absolutamente qualquer negócio.

A gestão sistematizada permite que isso seja feito online, economizando um bom espaço nas instalações da empresa. A agilidade na busca de informações, já comentada no tópico anterior, ocupa bem menos tempo do que procurar a mesma referência analogicamente.

Com isso, tanto o gestor quanto todos os usuários do sistema têm tempo disponível para outras atividades fundamentais para o bom andamento da empresa, em vez de procurar documentos.

Eles podem realizar planejamentos, avaliar desempenho, enfim, usar todo esse tempo a fim de melhorar as atividades corporativas.

A gestão de arquivos online também é importante para a segurança dos papéis. Eles ficam acessíveis apenas para quem importa. Dados sigilosos não correm risco de perderem essa característica, como você verá mais adiante.

O acompanhamento dos processos corporativos, além de ser mais rápido, é também mais eficiente e ostensivo, devido à organização das informações.

Agora que você já tem uma noção mais profunda da importância da gestão de arquivos para o bom funcionamento de qualquer empresa, veja a seguir as vantagens que um negócio pode ter com essa prática.

Você verá que, a cada tópico, implementar isso não se torna apenas benéfico, mas primordial.

Quais os benefícios da gestão de arquivos?

Não importam as características da empresa, a gestão de arquivos traz benefícios para todos os empreendimentos. É uma prática que pode ser adotada em qualquer momento pelo qual o negócio esteja passando.

A partir de agora, conheça as vantagens que o bom gerenciamento de documentos traz. Você verá que elas afetam positivamente a rotina de seu trabalho de alguma forma e todos os itens estão dentro da realidade corporativa.

Otimização do espaço físico

Como mencionado no decorrer do texto, a digitalização dos arquivos acaba definitivamente com a montanha de papéis em um determinado local da empresa.

Além de ter uma área livre e que pode ser usada para outros fins, a qualidade do espaço de trabalho também melhora, pois o ambiente não fica tão poluído visualmente. A limpeza também é feita de maneira muito mais rápida e fácil.

Um local que não é muito usado é um chamariz para baratas e outros animais. Ao fazer a gestão de arquivos de modo eficiente, esse risco é eliminado, pelo menos no local reservado a guardar os papéis.

Economia

Ao arquivar boa parte dos documentos online, você não precisa se preocupar em imprimir tudo o que for importante. Além da economia de tinta e papel, seu empreendimento se torna mais sustentável.

Outros materiais também terão uma diminuição na demanda, como pastas e caixas. O uso desses suprimentos é bem restrito quando se tem um arquivo totalmente digitalizado.

Em alguns casos, a economia chega até a mão de obra. Algumas empresas precisam de um colaborador apenas para cuidar dos documentos que não são tão utilizados.

Uma gestão de arquivos eficiente classifica tudo no momento da entrada, sem precisar de uma pessoa apenas para fazer esse serviço.

A burocracia também diminui, pois cada usuário do sistema tem todas as informações acessíveis, sem precisar pedir e esperar pelo que procura. Isso ganha tempo e aumenta a produtividade de todos.

Centralização

Uma boa gestão de arquivos possibilita que todos os documentos fiquem armazenados em apenas um local, sendo controlados e organizados bem mais facilmente.

Dessa forma, todos os processos são realizados de modo muito mais eficaz e este é mais um motivo para que as tarefas sejam concluídas em menos tempo, aumentando também a produtividade.

A tomada de decisões é mais clara e segura, uma vez que não haverá informações pendentes, pois tudo está a alguns cliques.

Privacidade

Ao preparar e realizar a gestão de arquivos, é possível determinar quem terá acesso a um determinado documento, como em um sistema comum. Um arquivo físico, para ter um mínimo de privacidade, precisa estar em um cômodo separado e trancado com chave.

Um sistema online protege todos os documentos apenas por senhas. Há vários níveis e cada um deles dá acesso a determinados arquivos, de acordo com a confidencialidade de cada um deles e da permissão que cada usuário tem.

Dessa maneira, todos podem ter acesso ao arquivo, mas apenas o que for necessário para a realização de suas atividades.

Facilidade de backup

A possibilidade de se perder um documento, ainda mais um importante, é muito remota. Isso porque todos os documentos digitalizados podem ser recuperados por meio de backup.

Um arquivo em papel não pode ser recuperado em caso de eventos como inundação, incêndio ou qualquer fato que cause a integridade física do local.

Documentos que não estejam digitalizados são únicos e, em alguns casos, principalmente quando não há cópias ou segundas vias, a perda é definitiva.

E não é só: o próprio papel passa por um processo de envelhecimento e desgaste, adquirindo um tom amarelado e se tornando mais sensível.

Além de ocupar espaço, arquivos em papel também estão sujeitos às ações do tempo e a eventos que podem ocorrer na empresa, como inundações e incêndios.

Para otimizar a gestão de arquivos, o ideal é armazená-los na nuvem. Dessa forma, nem mesmo problemas técnicos nos computadores podem causar problemas com perdas e falta de localização.

Trabalho em equipe facilitado

Determinados setores de uma empresa podem trabalhar em conjunto sem a necessidade de reuniões intermináveis e problemas para ter acesso ao arquivo.

Todas as informações podem ser compartilhadas apenas entre os colaboradores envolvidos no projeto, sem maiores problemas. O gestor determina os níveis de acesso.

Cada membro da equipe de trabalho pode ter acesso integral ao arquivo ou apenas aos documentos que realmente interessam

Se uma equipe de vendas, por exemplo, precisa ter informações a respeito de um cliente, não é preciso se deslocar a um determinado lugar nem pedir a alguém. Isso estará no seu computador de trabalho, a apenas uma senha de acesso.

Evidentemente, para se ter sucesso nessas ações, a gestão de arquivos deve ser feita preferencialmente por meio da internet.

Mobilidade

Com a gestão de arquivos em nuvem, não é necessário estar na empresa para ter acesso aos dados. Logo, se algum membro da equipe estiver trabalhando em casa ou se alguém precisa viajar, não significa que eles estejam distantes da rotina de trabalho.

Tendo acesso à internet, é possível visualizar qualquer documento que consta no arquivo, sem a necessidade de estar em um computador.

Qualquer dispositivo móvel, como um smartphone ou tablet, permite verificar todos os itens do arquivo ou apenas aqueles que estiverem ao seu alcance.

Acesso a resultados

A gestão de arquivos, quando realizada de maneira desorganizada, deixa alguns pontos sem esclarecimento em todos os departamentos. O gestor tem bastante trabalho para definir o que está sendo feito de maneira satisfatória na empresa e o que necessita uma correção.

Um gerenciamento feito de maneira mais metódica facilita a implantação e manutenção de processos. Assim, é possível verificar tudo o que esteja dando certo, mantendo isso, e determinar ações que possam melhorar os pontos que precisam.

Isso também facilita o planejamento de atividades rotineiras ou de projetos, independentemente do prazo de duração, podendo ser de alguns dias, semanas, meses ou até mesmo anos. O controle é o mesmo, assim como os procedimentos.

Agora que você conhece mais sobre a gestão de arquivos e o quanto ela pode ser útil para sua empresa, verifique como estão as atividades nesse sentido e procure se alinhar com o que há de mais moderno. Afinal, essa prática só traz benefícios.

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