Gestão na nuvem: entenda o que é e como implementar em 7 passos

Com o passar do tempo, a maneira de administrar uma empresa mudou bastante e se tornou até mais prática e eficiente. Até um passado recente, era comum acumular uma pilha de papéis que só aumentavam a cada dia. Esse volume deu lugar às soluções de gestão na nuvem.

Essa maneira de controle dos diversos departamentos de um empreendimento fez com que o espaço físico fosse otimizado em função da falta de necessidade de se ter tantos armários à disposição.

Além disso, todos os sistemas estão totalmente automatizados, sendo menos passíveis de erros e aumentando a produtividade de toda a equipe.

Confira a seguir o que é a gestão na nuvem e 7 passos para poder contar com essa revolucionária maneira de administração em seu negócio. Não importa o segmento de atuação ou porte: as facilidades estão asseguradas a todos.

O que é a gestão na nuvem?

Trata-se da execução de soluções de TI e armazenamento de dados em servidores e sistemas. É também chamado de cloudcomputing ou computação em nuvem.

Nessa modalidade, é possível gerenciar as mais diversas atribuições de um empreendimento em uma única plataforma, que se unifica e mostra flexível para atender a todas as necessidades administrativas.

Também estão incluídas ferramentas de big data, backup, sistemas de gestão integrada e aprendizado de máquina.

Nem todo sistema de computadores pode ser considerado uma ferramenta de gestão na nuvem. Para se enquadrar nessa categoria, é preciso que os dados não fiquem necessariamente armazenados no computador.

Sua portabilidade permite que as informações sejam acessadas em qualquer máquina, sem a obrigação de usar discos rígidos móveis e outras possibilidades de transferência manual.

Por que devo implementar?

Além das facilidades já descritas, o investimento em gestão na nuvem traz inúmeras vantagens, que por si só explicam as razões de se implementar um sistema como esse.

Primeiramente, vale a pena mencionar a segurança. Ao apostar nessa maneira de gerenciar, é quase certo que você vai contar com produtos com certificados que atestam a preservação dos dados. Nesse caso, a ferramenta terá criptografia avançada e certificados ISO e SSL.

O controle de acesso é determinado pelo próprio gestor, assim como a distribuição de todas as funções dentro do sistema.

Você também não precisa se preocupar com atualizações, pois são feitas automaticamente. Esse tópico, inclusive, é perfeito para pequenas empresas, que geralmente não podem contar com um profissional ou equipe de TI.

Com isso, você tem muito mais tempo para se dedicar a outras atividades, em vez de se preocupar em ter a última versão do seu programa.

A migração para a nuvem se dá de maneira simples, segura e bastante econômica. Os custos também são otimizados, pois atualizações e backups, geralmente, já estão incluídos no pacote. O investimento é baixo pelo fato de o montante ser dividido entre todos os usuários do sistema.

Mesmo distantes, equipes de trabalho podem realizar um excelente trabalho em conjunto. Isso porque a gestão na nuvem permite que todos os dados sejam acessados não só em qualquer computador, como também em dispositivos móveis como celulares e tablets. Basta apenas ter uma conexão à internet.

Para empreendimentos que contam com funcionários que trabalham em casa —no sistema home office —, a gestão na nuvem também é excelente.

Como implementar a gestão na nuvem em 7 passos

Implementar um sistema como esse pode ser uma tarefa simples, mas que requer muita atenção. Alguns detalhes precisam ser observados nesse momento para que todos os objetivos propostos pelo gestor e sua equipe sejam plenamente alcançados.

O que se deve ter em mente desde o princípio é que os programas mais antigos não atendem todos os requisitos impostos pelos mais modernos. Dessa maneira, ter um planejamento estratégico é fundamental para que não haja contratempos futuros.

Confira agora 7 passos para que você possa aproveitar todos os benefícios que a gestão na nuvem oferece para seus usuários.

1. Veja o custo-benefício

Quando se fala em avaliar o sistema de gestão na nuvem, devem estar incluídos também os aspectos financeiros. É comum que o investimento a ser realizado seja proporcional ao número de funcionalidades que cada ferramenta possui.

Inovações e serviços que estejam diretamente ligados às suas necessidades diárias são imprescindíveis, mas o custo total disso deve estar dentro da realidade de sua empresa.

Você pode estabelecer um teto de gastos antes mesmo de começar a escolher o seu sistema. Para isso, faça um levantamento de tudo o que será preciso investir para a implantação da ferramenta, incluindo taxa de adesão e configuração. Evidentemente, é importante também verificar os valores das mensalidades nos planos.

O orçamento de sua empresa e o que o sistema oferece devem ser levados em conta antes de escolher a ferramenta ideal.

O empreendedor também precisará ter uma quantia reservada para treinamento de colaboradores e possíveis modificações na empresa. Esses dois aspectos não podem deixar de ser incluídos nessa relação.

2. Analise as reais necessidades de seu negócio

Os sistemas de gestão geralmente são produzidos para atender qualquer tipo de empreendimento, mas você pode preferir algo mais compatível com as atividades de sua empresa, bem como o seu porte.

E não é só. Esteja atento também se a ferramenta a ser contratada é pública, privada ou híbrida.

A primeira tem menor custo e, ainda assim, oferece todas as funcionalidades gerais de uma ferramenta como essa. No entanto, o controle é menor.Por isso, é considerada pública.

Já o sistema privado passa por um processo de terceirização. Dessa maneira, é melhor controlado quando comparado ao público, mas os custos costumam ser elevados em função disso.

Faça um comparativo entre as atividades diárias de seu negócio e as funcionalidades da solução em gestão na nuvem.

O meio-termo entre as modalidades anteriores dá origem ao sistema híbrido, que é uma espécie de combinação do público e privado. O usuário pode optar por mostrar ou omitir as informações.

3. Verifique o provedor a ser contratado

Antes de escolher o provedor para esse tipo de sistema, verifique todos os serviços oferecidos e faça um comparativo com a sua empresa.Afinal, o mais importante é atender todas as expectativas.

Você pode também conferir todas as avaliações que outros usuários dão à empresa detentora da ferramenta. Pode ter acesso a essas informações por meio das redes sociais, por exemplo. Ao ler as críticas e elogios, atente-se para os seguintes tópicos:

  • Qualidade de atendimento;
  • Nível do suporte;
  • Experiência em gestão na nuvem
  • Comprometimento em oferecer as melhores soluções para seus clientes.
A escolha de um bom provedor é um passo em direção ao alcance de expectativas com o sistema.

Escolha de 3 a 5 programas e faça uma análise criteriosa. Dessa forma, você consegue escolher a melhor alternativa para o seu negócio.

4. Conheça as empresas de sistemas de gestão na nuvem

Além dos provedores, é importante saber quais são as empresas que estão por trás de todo esse aparato. Alguns exemplos são a IBM, Apple, Microsoft, Amazon Web Services, Google Cloud, AT&T e outras.

Assim, você consegue entender o que as empresas de ERP podem oferecer em uma solução de gestão na nuvem. Isso também inclui a capacidade de armazenamento de dados conforme o negócio cresce e horários de suporte (inclusive se esse serviço é oferecido em qualquer horário do dia ou da noite).

A Microsoft é um exemplo de empresa neste setor.

Os custos com licenciamento devem ser evitados nesse levantamento.

5. Tenha informações sobre todos os serviços

Os sistemas em geral contam com um Acordo de Nível de Serviço, por meio do qual as duas partes (contratante e contratado) têm acesso a detalhes importantes, como o nível de desempenho e segurança.

Informações sobre suporte, capacidade de armazenamento e direitos e deveres também são esclarecidos. Procedimentos em caso de quaisquer ocorrências e imprevistos também estão listados no acordo.

Os serviços devem estar relacionados com as atividades fundamentais de sua empresa.

Eventuais cobranças de taxas extras também devem ser previstas com antecedência. O acordo é conhecido pelo seu nome em inglês: Service LevelAgreement.

6. Dê uma atenção especial à segurança

A segurança é um dos itens mais importantes a serem analisados.

Todo gestor sabe que esse item deve estar entre as prioridades no momento de implantação e funcionamento de um sistema de gestão na nuvem. Verifique se o escolhido oferece funcionalidades específicas nesse aspecto.

Os níveis e aparatos de segurança variam de acordo com o produto, mas faça questão de contar com algo que determine autorização especial para cada funcionalidade. Cada usuário deve ter acesso apenas às informações que correspondem às suas atribuições no dia a dia da empresa.

7. Invista em qualificação

Cada usuário deve saber o que precisa fazer na plataforma.

Ter o melhor sistema de gestão na nuvem não trará o mesmo impacto positivo para a empresa se seus usuários não conhecerem todas as suas funcionalidades e estiverem alinhados com os propósitos corporativos.

Sendo assim, a melhor maneira de conseguir alcançar esses objetivos é investir em treinamento e capacitação. Todos os colaboradores devem estar preparados para usar a nova ferramenta antes de realizar qualquer tarefa considerada importante.

Durante esse treinamento, eles devem saber como proceder em caso de dúvidas ou quaisquer contratempos, entender como o sistema funciona, saber quais documentos são acessíveis para ele. Outras informações podem ser adicionadas às aulas, de acordo com a política da empresa.

Esteja atento também ao uso de criptografias com senhas determinadas anteriormente. Dessa maneira, problemas de fuga de dados são evitados, independentemente do dispositivo pelo qual o acesso seja feito.

Um problema muito comum com a falta dessa funcionalidade é a transferência de informações de um smartphone, por exemplo, para uma central de armazenamento que não seja parte do sistema da empresa.

Você conferiu 7 passos para implementar um sistema de gestão na nuvem em sua empresa. Considere essa possibilidade, pois, como visto no decorrer do texto, as vantagens são muito grandes.

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