O que é a comunicação externa?

A comunicação externa de uma empresa pode ser definida como toda informação relevante e concernente à organização oferecida às personalidades e instituições que estão do lado de fora dela.

O chamado stakeholder é, basicamente, o público estratégico, que pode ser composto por clientes, fornecedores, governo, ONGs, meios de comunicação, universidades, institutos de pesquisa, instituições financeiras, entre outros atores que, de certa forma, são a “razão de ser” de uma organização.

Por meio dessa comunicação, a empresa gerencia e potencializa as suas relações com tais entidades, de modo a conseguir ampliar o seu raio de ação e, por consequência, atender às expectativas do mercado, que exige também uma comunicação rápida, interativa, objetiva e, acima de tudo, com base no que há de mais moderno no mundo digital.

Para SCROFERNEKER (2006), “acomunicação externa (e também interna) de uma empresa deve abraçar todos os formatos e modalidades de comunicação, como forma de melhor interagir e relacionar-se com os seus clientes e parceiros”.

Essa comunicação, quando bem feita e realizada ao longo do tempo, através dos principais meios de comunicação, é guardada no inconsciente do indivíduo que, sem saber, analisa, processa, absorve o que é passado e elege a empresa que melhor conseguiu atingir os seus anseios e necessidades. A empresa passa, então, a ser a sua representante, pois é, segundo ele, a que possui a melhor reputação dentre todas.

Portanto, a comunicação externa da empresa não serve apenas abastecer os stakeholders com informações relativas à organização, mas também receber deles os feedbacks, em uma relação bilateral, sobre como os seus produtos ou serviços afetam diretamente a vida deles.

Ela também ajuda a descobrir se e como os seus problemas estão realmente sendo resolvidos, para que possa devolver esses feedbacks em forma de melhorias e aperfeiçoamentos, em um constante jogo de vaivém que, no final, beneficia ambas as partes nesse verdadeiro tabuleiro de xadrez.

A comunicação externa é toda informação relevante sobre uma empresa oferecida às personalidades e instituições que estão fora dela.

A comunicação externa é toda informação relevante sobre uma empresa oferecida às personalidades e instituições que estão fora dela.

Mas, para que essa interação seja eficiente, existem três tipos de comunicação externa utilizados no universo empresarial:

  • Comunicação externa estratégica: é aquela que busca receber dos clientes, parceiros e demais instituições com as quais a empresa mantém algum tipo de relação, informações que permitam o avanço do ponto de vista das suas estratégias competitivas. Como, por exemplo, ela se manter sempre atualizada quanto às normas e regulamentações do seu segmento.
  • Comunicação externa operativa: nesse caso, a comunicação tem como objetivo conhecer o dia a dia da empresa, seus objetivos, “Quem Somos”, suas atividades, etc.
  • Comunicação externa de notoriedade: comunicação utilizada para divulgar produtos, serviços, seu engajamento social, preocupação com questões ambientais, entre outras informações.

Qual a sua importância?

Na comunicação, o objetivo primordial é atrair e chamar a atenção para opiniões e qualidades, além de influenciar as pessoas.

Graças à comunicação externa, enquanto a sua identidade é transmitida de dentro para fora da empresa, sua reputação é percebida pelo público em geral.

Nesse sentido, uma comunicação externa bem feita é capaz, por exemplo, de manter uma organização firme e saudável em tempos de crise. Ela passa a ser considerada como a melhor alternativa em meio ao caos. É vista como um oásis no deserto ou um farol na escuridão. E, dessa forma, recebe a preferência dos clientes e parceiros na hora de consumir e fechar negócios.

Por meio de um conjunto de estratégias claras, objetivas e executáveis, a comunicação externa de uma empresa permite que ela entenda melhor o seu segmento e saiba em que estado ele se encontra. Ela também ajuda a medir a distância da empresa em relação aos concorrentes e se está em conformidade, ou não, com a legislação referente ao seu nicho de mercado.

Não é nenhum segredo para os que convivem diariamente no mundo dos negócios que toda a realidade exterior à organização é capaz de influenciá-la, positiva ou negativamente.

Essa realidade, representada pelos seus clientes, instituições públicas, segmento de atuação, fornecedores, entre outros, é capaz, inclusive, de mudar os seus rumos da empresa, criar as condições necessárias para sua sobrevivência ou, até mesmo, determinar o seu fechamento.

Também não é nenhuma novidade o fato de que o fim de toda e qualquer empresa é o lucro. Mas, para que essa busca não seja interpretada como mera ganância e exploração do potencial humano e da natureza ao seu redor, uma boa comunicação externa deverá entrar em ação como uma ferramenta para dar um tom de civilidade e lucidez a essa busca tão essencial pelo retorno financeiro.

O resultado disso poderá ser uma mudança de percepção em seu público-alvo. A empresa passará a ser vista como uma entidade social e culturalmente engajada e capaz de unir os seus interesses, os interesses dos seus colaboradores internos e dos seus parceiros externos em um interesse comum a todos.

Resta salientar que, em tempos de preocupação com questões ambientais, uma comunicação externa capaz de exaltar a conformação da empresa com os atuais padrões e regras de sustentabilidade também ajuda a solidificar a sua reputação diante dos consumidores e parceiros.

Enfim, enquanto asua identidade é transmitida de dentro para fora da empresa, sua reputação é percebida por esses mesmos agentes ou atores, por meio de uma clara, objetiva, completa e eficiente comunicação externa.

Como implantar esse conceito?

Para a implantação eficiente de um conjunto de estratégias para a comunicação externa de uma empresa é necessário, antes de tudo, atentar para as ferramentas capazes de fazer com que essa mensagem chegue de forma adequada até os seus clientes e parceiros.

Logo, será essencial pensar em instrumentos que possam fazer com que a organização realmente exerça uma influência externa.

Nesse contexto, algumas das ferramentas mais recomendadas são:

1.Assessoria de imprensa

A assessoria de imprensa também pode ser identificada como uma das formas de relações públicas, por meio da qual a empresa cria laços de confiança com diversos setores da imprensa, tais como: rádio, TV, jornais, revistas, entre outros.

Esse tipo de relacionamento, além de garantir a constante divulgação das suas atividades, ainda evita divulgações falsas, informações enviesadas, entre outros equívocos, resultantes de uma falha na comunicação.

2.Comunicação organizacional

Essa é uma estratégia para a publicidade dos produtos e serviços da empresa, por meio de técnicas de marketing, que envolvem Serviço de Atendimento ao Cliente, o setor de telemarketing, pesquisa de mercado, contratação de agências de publicidade, entre outras ações, com o objetivo primordial de aumentar as vendas dos seus produtos ou serviços.

3.Relações públicas

Também faz parte da comunicação externa de uma empresa a preocupação com a preservação da sua imagem perante o público. Por meio de estratégias desenvolvidas em conjunto com o setor de marketing, imprensa e os gestores da organização, a imagem da empresa será potencializada junto aos demais atores externos.

4. Jornalismo organizacional

O jornalismo organizacional é o resultado das estratégias de comunicação organizacional voltadas para a imprensa.

Essas estratégias podem envolver a criação de sites corporativos, redes sociais, murais digitais e, até mesmo, a construção de um relacionamento mais saudável com os principais meios de comunicação.

5.Marketing social

Finalmente, essa outra ferramenta de comunicação externa, caracterizada por um conjunto de estratégias capazes de ajudar a organização a se inserir na sociedade. Isso pode ser feito por meio do seu engajamento em campanhas sociais, como o combate ao trabalho escravo, uso de drogas e demais transtornos sociais, ou movimentos culturais, relacionados às artes, incentivo ao esporte, entre outros.

O combate ao trabalho infantil é uma das formas de utilizar o Marketing Social como ferramenta de comunicação externa de uma empresa.

Quais são os novos meios de comunicação?

A atual revolução tecnológica ampliou as possibilidades de comunicação externa de uma empresa.

Cada dia, novos veículos são acrescentados aos já existentes, o que torna essa interação algo quase tão natural como a própria existência da organização.

Dentre os veículos considerados os mais modernos para a comunicação empresarial estão:

1.Redes sociais

Conhecidas no mundo corporativo como social media, as redes sociais, como Facebook, YouTube, Vimeo, Twitter, LinkedIn, MySpace, Instagram, entre outras, são utilizadas pelas empresas a partir de um perfil que as conecta com um número incalculável de potenciais clientes, que tanto podem ser indivíduos comuns quanto parceiros atuantes em um mesmo nicho de mercado.

As redes sociais conectam as empresas a um número incalculável de potenciais clientes.

2.Propaganda e publicidade

Nesse caso, a função da publicidade e propaganda é a de divulgar as atividades da empresa, por meio de anúncios na TV, rádio, catálogos, redes sociais, jornais, entre outras mídias tradicionais que, apesar de travarem uma dura luta com as modernas mídias digitais, ainda funcionam bem como forma de divulgação, graças a uma longa tradição associada aos hábitos dos consumidores.

3.Assessoria de imprensa

As famosas notas de imprensa, diferentemente do que se imagina, ainda funcionam como um elo entre a empresa e os demais agentes externos que ela pretende atingir.

Essas notas são enviadas diretamente para jornais, rádios, TVs, blogs e revistas, com informações sobre as atividades da organização, inovações tecnológicas, pesquisas, lançamento de produtos, eventos, entre outras informações, que podem ser transformadas em artigos, entrevistas, etc.

4.Blogs

Os blogs também podem fazer parte desse conjunto de estratégias de comunicação externa da empresa,já que representam a organização no universo digital.

Eles geralmente servem para a produção de artigos, divulgação de produtos, eventos, política da empresa, missão, valores, entre outros tipos de conteúdos, que ajudem a expor a marca, de forma transparente, fácil e rápida, ao grande público.

5.Newsletters

As chamadas newsletters ou boletins informativos são e-mails enviados aos clientes ou potenciais clientes, na forma de disparos, com novidades, promoções, descontos, produtos, entre outros conteúdos, cujo objetivo é mantê-los informados sobre o que há de novo na empresa.

6. Call centers

Essas nada mais são do que as chamadas telefônicas que, por mais estranho que possa parecer, ainda são consideradas eficientes canais de comunicação externa.

Por ser talvez a estratégia que precise de um maior cuidado na implementação, é importante que seja levada a cabo com o auxílio de profissionais treinados e altamente capacitados para essa tão delicada missão.

Quais são os benefícios de uma boa comunicação externa?

A comunicação externa de uma empresa só atinge os seus objetivos quando realizada por meio de métodos e estratégias que levam em consideração os valores intrínsecos da organização e os seus objetivos dentro do segmento que atua.

Quando isso acontece, os resultados mais visíveis são:

1.Melhora a sua imagem

De acordo com Pontes (2011), “tanto a posição quanto a imagem de uma empresa perante a sociedade são beneficiadas por uma boa campanha de comunicação externa”.

O chamado público-alvose torna parte da própria empresa. É como se todos fossem membros de uma mesma família, unidos por laços comuns que, nesse caso, têm a ver com necessidades e satisfação.

2. Dá visibilidade à marca

Esse é um resultado concreto, e que se traduz pelo aumento das vendas devido a uma maior exposição da marca.

A empresa percebe um efetivo aumento dos seus lucros, como o resultado da divulgação das qualidades e características do produto ou serviço oferecido, que deve ser capaz de suprir as necessidades do cliente e resolver o seu problema imediato.

3. Mostra a sua missão e valores

Também é importante que a missão e os valores da empresa sejam conhecidos do grande público. E, nesse caso, uma boa comunicação externa é capaz de executar, com eficácia, essa função.

O seu engajamento com questões sociais, posicionamento com relação ao trabalho escravo, participação em campanhas ambientais, entre outras iniciativas, devem fazer parte das estratégias de comunicação.

4. Fideliza os clientes

A fidelização de clientes é o resultado quase natural de um bom trabalho de comunicação externa.

Informativos e atualizações constantes dão, a eles, a sensação de que são valorizados e importantes para a organização. Uma iniciativa que pode transformar um cliente ocasional em um verdadeiro parceiro da empresa.

Uma boa comunicação externa faz o cliente se sentir verdadeiramente parte da organização.

5. Aumenta os lucros

A razão de ser de qualquer organização que vise o lucro é o aumento das vendas dos seus produtos ou serviços.

Mas, para isso, algumas das funções primordiais da comunicação externa de uma empresa devem ser a fidelização de clientes, uma maior exposição da marca, a divulgação dos seus ideais e valores, a manutenção de uma imagem positiva diante do mercado, entre outras ações que, obviamente, irão contribuir para o aumento das vendas e, consequentemente, dos lucros.

Caso tenha ficado alguma dúvida, basta enviar seu comentário abaixo. Você também pode deixar sua experiência em relação à comunicação externa e ajudar outras pessoas que estejam nessa jornada.

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