Plataforma colaborativa: entenda o que são os sistemas colaborativos e como funcionam

O que é e uma plataforma colaborativa?

A plataforma colaborativa, também chamada de software colaborativo, software de colaboração online ou groupware, é uma ferramenta tecnológica que auxilia na automatização dos fluxos de atividades de um mesmo projeto que contém mais de um usuário.

Essa ferramenta possibilita a ajuda mútua entre os colaboradores. Também auxilia líderes no gerenciamento de projetos e pessoas, além de dar uma visão panorâmica do que é produzido.

O objetivo é fomentar o trabalho em equipe e a produtividade.

Com a plataforma colaborativa, é possível ter melhores resultados nos projetos e no gerenciamento de pessoas.

Como funciona?

Um software de colaboração trabalha com computação em nuvem, o que significa que todos podem ter acesso ao conteúdo colocado nesse espaço e editarem arquivos, como planilhas de produtividade de vendas e acompanhamento de fluxo de caixa.

Além disso, é acessível de forma remota por meio de um login e senha. Vale ressaltar que é compatível com diversos dispositivos.

As informações são compartilhadas de maneira segura e você não precisa se preocupar com o espaço de armazenamento.

Quais são os benefícios?

Não é à toa que as lataformas colaborativas ganham espaço dentro de startups e empresas. São muitos benefícios que elas agregam, desde redução de custos até ampliação e compartilhamento de conhecimento.

Veja, abaixo, as vantagens de ter uma plataforma colaborativa.

Redução de custos

Toda empresa precisa sempre pensar em como reduzir os seus custos de maneira eficaz, com a manutenção da produtividade e do número de colaboradores, sem interferir nos salários deles.

Com o uso da ferramenta colaborativa online, a maior parte do projeto ou 100% dele pode ser realizada por colaboradores alocados remotamente e instalados em diferentes regiões.

O número de reuniões presenciais diminui e o dinheiro para o aluguel do espaço ou para pagar contas de luz, água e internet pode ser direcionado para investimentos que a empresa achar necessários e interessantes fazer no momento.

Aumento da produtividade

Segundo estudo da McKinsey Global Institute (MGI), The Social Economy: Unlocking Value and Productivity Through Social Technologies (A economia social: Desbloquear o valor e a produtividade através das tecnologias sociais), um trabalhador gasta, em média, 28% do seu tempo com gerenciamento de e-mails e 20% em busca de informações internas ou de colegas que possam ajudá-lo com tarefas específicas.

Entretanto, quando as empresas usam redes sociais internas e plataformas colaborativas, as mensagens se tornam conteúdo, e esse registro pesquisável de conhecimento pode reduzir em até 35% o tempo gasto pelos colaboradores com a procura por informações na imprensa.

Esses tipos de ferramentas possibilitam que as informações, compartilhamento de documentos e atualizações estejam armazenados em um só local. Isso sem falar que proporcionam acompanhamento e ajuda simultâneos entre as pessoas, o que colabora com a sensação de pertencimento a uma equipe. Com isso, os funcionários se sentem responsáveis pelos resultados de todo o grupo.

Mobilidade

Conectados à internet e com boas ferramentas colaborativas, os membros de uma equipe ficam livres para trabalhar com seus notebooks, tablets ou smartphones. Podem ser mobilizados em diversos lugares, e de forma organizada.

A mobilidade dos funcionários é importante porque eles podem resolver problemas em outras filiais e passar informações para o polo principal.

Como o grupo pode se deslocar, os colaboradores têm origens diversificadas, tanto profissionalmente quanto no que diz respeito a regiões.

Isso aumenta a possibilidade de ter um funcionário de outra área alocado em outro país para ajudar em uma parte do projeto.

Por exemplo, imagine que o seu projeto é publicar o relatório anual de investimentos da empresa em que você trabalha. No entanto, há três filiais que ficam em outros países. Por meio da plataforma colaborativa, os outros funcionários dessas filiais podem compartilhar informações, dados e documentos mais facilmente. Com isso, o relatório poderá ficar pronto em menos tempo do que se fosse feito de forma tradicional.

Melhoria na comunicação interna

Uma boa comunicação interna é essencial para melhorar o relacionamento entre os funcionários e alinhar todos os setores de uma empresa.

Muitas vezes, mensagens e informações primordiais não chegam a todos os colaboradores, o que pode até colaborar para que a maioria nem saiba qual o verdadeiro objetivo da instituição.

Usar um bom software colaborativo pode transformar a comunicação interna do seu negócio. A transmissão e o compartilhamento de informações circulam de forma mais fluida, tanto para modelos de hierarquia vertical (entre superiores e subordinados) quanto horizontal (entre funcionários de um mesmo nível hierárquico).

As mensagens podem variar de um tipo mais amplo, como a propagação de valores, estratégias de mercado e objetivos organizacionais, até algo mais segmentado e restrito a grupo de funcionários, como feedbacks e metas por departamento.

O objetivo principal é manter os funcionários alinhados e engajados com os objetivos, causas e projetos da organização. Também é possível evitar ao máximo os ruídos na comunicação, minimizar boatos e fofocas, facilitar a integração entre novos funcionários e diminuir a taxa de rotatividade.

Interação e engajamento entre os departamentos

Uma das maiores dificuldades das empresas é promover a interação e engajamento entre os vários departamentos. Esse problema fica mais desafiador quando há filiais instaladas em outros países.

Com um groupware, fica mais fácil gerar interação e engajamento entre diferentes equipes, já que, assim, haverá trocas de informações e a possibilidade de buscar dados complementares para aumentar o conhecimento e facilitar as atividades do dia a dia.

Potencializar as gerações de ideias

Uma maneira inteligente de solucionar um problema ou criar algo inovador é reunir um grupo de pessoas para pensar sobre um determinado assunto. Na maioria das vezes, as pessoas que irão constituir esse grupo precisam ter perfis diferentes, como pesquisadores, estudantes e especialistas.

Se você quer uma equipe engajada, aposte em uma plataforma colaborativa, quevai ajudar na troca informações e facilitar o trabalho de todos.

Essa diversidade de profissionais, com um mundo de conhecimento a ser gerado, será muito bem articulada em uma ferramenta colaborativa.

Ademais, outro quesito para a geração de novas ideias é a coleta de informações. Um bom exemplo é o projeto feito pela Qualitá (marca do Grupo Pão de Açúcar – GPA), chamado “De Olho na Marca”.

Os consumidores podiam identificar os produtos que mais se distinguiam da marca Qualitá e compartilhar suas impressões sobre aspectos, como qualidade e preço. Os dados coletados dessas características e pesquisas foram a base para a combinação de cestas e produtos, e mesmo para a melhoria de alguns itens.

Nesse caso, uma plataforma colaborativa foi usada para substituir, de maneira mais rápida e barata, as chamadas pesquisas de mercado e marketing, que podem levar meses para ter um resultado, e nem sempre qualitativo.

Ampliação do conhecimento

As empresas gastam bastante para promover a capacitação de seus profissionais. Esse capital pode ser realocado para outras ações, se houver intercâmbio de conhecimento entre as pessoas.

É possível fazer com que os colaboradores mais experientes repassem suas habilidades para quem necessita de auxílio. Dessa forma, pode haver promoção de mais conhecimento e maiores resultados a partir da colaboração.

Quais são as diferentes classificações?

Um software colaborativo pode ser classificado de acordo com os seguintes tipos:

Ferramentas de colaboração de propósito único

Esse tipo de ferramenta tem o objetivo de gerenciar projetos e tarefas em comum. Seu uso visa que mais de um funcionário consiga visualizar e saber o que cada envolvido faz em determinada fase do projeto.

Colaboração significa engajamento, união e motivação, e isso faz uma grande diferença no mundo dos negócios.

Comunicações unificadas de colaboração

Nesse outro tipo, é possível criar estratégias que integrem funcionários, fornecedores e outros envolvidos em ambientes virtuais. Assim, haverá mais agilidade nas tarefas do dia a dia.

A centralização de call centers, possibilidade de acesso remoto a dados e treinamentos online, programas de incentivo e reciclagem de profissionais garantem uma alta produtividade e, consequentemente, melhores resultados.

Conjuntos de colaboração

Aqui, existe a possibilidade de juntar diferentes equipes de colaboração em um mesmo projeto. Isso é comum em empresas que têm mais de uma marca e precisam criar um programa ou inovação, e pretendem reunir esforços de duas marcas do mesmo grupo.

Por exemplo, em uma campanha promocional para os produtos dessas marcas, os setores de marketing, planejamento e vendas estarão envolvidos. Uma plataforma colaborativa ajuda a gerenciar essa promoção.

6 exemplos de sistemas colaborativos?

A obtenção e a distribuição do conhecimento e inteligência são vitais para a inovação e inteligência das organizações. Para isso ajudar nessa tarefa, há uma variedade de plataformas colaborativas. Veja, abaixo, as mais usadas e confiáveis.

1. One Drive for Business ou Google Drive

Compartilhamento e armazenamento de arquivos na nuvem, com transparência, acesso fácil a documentos, dados e informações. É possível editar um documento de forma colaborativa, guardar todas as versões e ainda escolher os usuários que poderão modificar ou atualizar os documentos.

As plataformas colaborativas foram criada para facilitar a vida das empresas e de suas equipes e ajudam a garantir mais resultados em diversos projetos.

2. CRM online

Por meio dessa plataforma, você poderá conhecer mais as preferências dos seus clientes, histórico de transações e dados cadastrais. Os integrantes da equipe podem acrescentar dados e atualizá-los em tempo real. Os membros podem gerar relatórios de vendas e comissões, visualizações de painéis de controle, análise do funil de venda, entre outros dados.

3. Trello

Ajuda os colaboradores no gerenciamento de projetos em listas. Essa plataforma é extremamente versátil. Por se moldar conforme os objetivos de cada usuário, o Trello pode ser usado tanto por um só usuário quanto para trabalhos em equipe.

4. AcitiveCampaign

O objetivo dessa plataforma é facilitar processos para o usuário. Os procedimentos são apresentados de maneira visualmente atrativa e amigável. O software consegue mostrar o local em que o lead estava quando recebeu o seu e-mail.

Ainda analisa o comportamento do usuário na rede, bem como as interações com as redes sociais, que podem ser relacionadas com e-commerce, sites e blogs.

5. Active Collab

Com amplas funcionalidades, seu foco está na orientação para empreendedores. Essa ferramenta permite gerenciar e organizar listas de tarefas, monitorar avanços e calcular o tempo que cada trabalhador executa nas suas funções.

6. Sirius App

Aplicativo para uso interno nas empresas, o Sirius App possui armazenamento interno em nuvem, gestão de conteúdo, mensagens criptografas e gestão de equipes. As mensagens podem ser enviadas de uma única fonte para um grande número de pessoas simultaneamente.

Como você viu, ter uma plataforma colaborativa bem alinhada aos seus objetivos vai aumentar a produtividade e interação da sua equipe, além de gerar mais possibilidades de ter um case inovador dentro da sua organização.

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